Bật mí cách quản lý phòng trọ hiệu quả nhất dành cho chủ trọ

1. Vì sao nên quản lý phòng trọ?

Dù bạn kinh doanh cho thuê nhà nguyên căn hay cho thuê nhà trọ thì hầu hết đối tượng khách hàng mà bạn hướng tới sẽ là những sinh viên, công nhân, người đi làm có thu nhập khá hay những hộ gia đình ở các tỉnh khác… Tất nhiên, đã là chủ trọ thì khi có phòng trọ thuê, luôn muốn có người liên hệ, bạn có thể cho các đối tượng kể trên thuê hoặc các đối tượng khác tùy theo phân khúc đối tượng bạn hướng tới.

Cũng vì có quá nhiều đối tượng khách hàng mà việc quản lý phòng trọ không hề đơn giản, bạn cần có cách quản lý phòng trọ hợp lý và phù hợp. Ví dụ, đối tượng mà bạn cho thuê phòng trọ thương chây ì trong khi thanh toán tiền nhà, thường xuyên chửi bới, làm ồn, nhậu nhẹt, đánh nhau, quậy phá… khiến cho những chủ nhà trọ như bạn cảm thấy đau đầu… Chưa kể, những người khác khi thấy đối tượng trong khu nhà trọ như vậy sẽ muốn trả phòng và chuyển đi nơi khác sinh sống, khiến bạn bị ảnh hưởng tới doanh thu.

Do đó, bạn cần phải nắm vững một số kiến thức khi cho thuê trọ và có cách quản lý sao cho phù hợp.

2. Cách quản lý phòng trọ hiệu quả và dễ dàng

Hầu hết, chủ nhà nào cũng muốn quản lý nhà cho thuê hay phòng trọ cho thuê một cách hiệu quả, điều này đòi hỏi chủ nhà cần có những kỹ năng phù hợp, từ đó mới có thể đem về lợi nhuận cao khi cho thuê phòng trọ.

Bạn có thể tham khảo một số cách quản lý phòng trọ hiệu quả dưới đây nhé!

2.1. Chọn lọc khách thuê trọ

Để có thể duy trì hoạt động cho thuê nhà trọ hiệu quả, ổn định, cũng như có thể quản lý dễ dàng, tránh được các vấn đề phát sinh thì bạn nên chọn lọc đối tượng khách hàng tới thuê trọ. Từ đó, ạn có thể quyết định cho ai thuê và những ai không nên thuê.

Thông thường, đối tượng thuê trọ thường là các nhóm như học sinh, sinh viên; công nhân và người đã đi làm; hộ gia đình; nhà trọ tổng hợp nhiều thành phần. Dựa vào mong muốn của bạn và vị trí xây dựng nhà trọ, bạn sẽ quyết định hướng tới đối tượng cho thuê tiềm năng nào. Từ đó, các đối tượng sẽ sinh sống hài hòa, lượng khách thuê ổn định và ít gặp phải những phát sinh, phiền toái không mong muốn.

Nếu bạn là một người chưa có kinh nghiệm quản lý phòng trọ, nhà trọ thì đối tượng được xem là hiền lành và lý tưởng nhất chính là sinh viên và hộ gia đình, giúp bạn hạn chế các phát sinh tối đa xảy ra, việc quản lý cũng trở nên “dễ thở” hơn. Tuy nhiên, nếu bạn xây nhà trọ gần các khu vực có xí nghiệp, nhà máy thì để có lượng khách lớn nhất, bạn nên hướng tới mọi đối tượng khách hàng.

Tất nhiên, nếu chỉ có một nhóm đối tượng, việc quản lý sẽ trở nên dễ dàng hơn, ngược lại mọi thứ sẽ trở nên phức tạp khi có quá nhiều đối tượng thuê trọ khác nhau. Vì vậy, bạn nên định hướng đối tượng thuê trọ sao cho phù hợp với kinh nghiệm, khả năng của bản thân, qua đó có thể tránh được cãi vã, mâu thuẫn hay đánh nhau xảy ra,... giúp bạn tránh được phiền toái khác xảy ra.

Hiện nay, có khá nhiều chủ nhà giới hạn đối tượng cho thuê và đưa ra những tiêu chí nhất định, ví dụ như chỉ thuê nữ, chỉ thuê người đi làm… Tuy việc này có thể khiến một số khách thuê trọ cảm thấy khó khăn, thế nhưng điều này giúp chủ trọ đảm bảo cuộc sống nhà trọ ổn định, cũng như giúp khách thuê có được cuộc sống hài lòng, thoải mái nhất. Bạn nên chọn lọc đối tượng cho thuê trọ, đảm bảo nắm trong tay thông tin cá nhân của người đó, yêu cầu về đăng ký tạm trú và cung cấp Căn cước công dân để quản lý dễ dàng, giúp kinh doanh nhà trọ hiệu quả và hạn chế được những phát sinh xảy đến liên quan tới an ninh, pháp luật.

2.2. Thân thiện nhưng không quá dễ tính

Một cách quản lý phòng trọ khác bạn cần biết là có thái độ thân thiện, tuy nhiên không được tỏ ra thân thuộc, dễ tính, đảm bảo thái độ đối với khách thuê trọ sao cho phù hợp. Tất nhiên, không cần phải tỏ ra quá khó tính, bạn chỉ cần đảm bảo khách thuê tuân thủ nội quy, quy định mà phòng trọ đưa ra.

Với thái độ thân thiện, khách thuê trọ cảm thấy dễ dàng sinh sống tại đây hơn. Thế nhưng để tránh các khả năng xảy ra hỗn loạn, khó kiểm soát hha các ảnh hưởng tiêu cực thì bạn không nên quá dễ tính, từ đó việc quản lý mới có thể đi theo một quỹ đạo nhất định.

Bởi nhiều khách thuê trọ cảm thấy chủ nhà quá dễ tính có thể lợi dụng sự cả nể, tình cảm của chủ nhà để làm những chuyện xấu hoặc liên tục khất tiền nhà. Do đó, với một người kinh doanh nhà trọ, bạn không nên để điều này xảy ra, cần có thái độ thích hợp trong nhiều trường hợp và có các giải quyết tình huống tốt nhất. Khi đó bạn mới có thể tạo nên khu trọ quy củ, nề nếp và quản lý được nhiều đối tượng sinh sống trong khu trọ.

Ngoài ra, bạn nên tạo không gian dễ chịu, thoải mái cho mỗi khách thuê, cũng như cần tuân thủ những quy định do khu trọ đề ra. Để tránh việc quản lý của mình trở nên phức tạp, khó khăn thì bạn không nên nhân nhượng với bất kỳ đối tượng nào. Thực hiện việc này sẽ không dễ, bạn cần cẩn trọng và khéo léo khi đưa ra quyết định.

2.3. Thuê người quản lý trung gian

Nếu bạn không có quá nhiều thời gian và kinh nghiệm vận hành nhà trọ, bạn có thể thuê người quản lý dãy nhà trọ của mình. Khi thuê người quản lý, bạn vẫn đảm bảo việc kinh doanh hiệu quả mà vẫn tiết kiệm công sức, thời gian. Bạn sẽ không cần tự mình đứng ra thu từng khoản tiền như tiền nước, tiền điện, tiền mạng… mà chỉ cần thu tiền của người quản lý mỗi tháng, chỉ cần bạn đưa ra mức giá quy định.

Mỗi tháng, bạn sẽ chi trả cho người quản lý khoảng 3 đến 5 triệu đồng, tuy nhiên bạn có thể duy trì tốt hoạt động của khu trọ mà vẫn có thời gian để kinh doanh những việc khác, giúp bạn duy trì tài chính hàng hàng và tối ưu phần lợi nhuận hiệu quả.

Thế nhưng, cách quản lý này chỉ áp dụng cho những người có nhiều phòng trọ, nếu bạn chỉ có ít phòng trọ thì nên tự mình quản lý. Chưa kể, nếu người quản lý không trung thực, bạn sẽ gặp phải các phát sinh như gian lận, trộm tiền của người quản lý.

2.4. Một số cách quản lý phòng trọ, nhà trọ khác

2.4.1. Cơ sở hạ tầng đảm bảo

Khi xây dựng nhà trọ, bạn cần phải xây dựng cửa và cổng của khu trọ thật chắc chắn, tránh tình trạng trộm cắp xảy ra và đảm bảo an toàn cho khách thuê trọ. Trước cửa nhà hoặc trong phòng trọ, bạn cũng nên dán đầy đủ các quy định trong phòng trọ. Để tránh những người đã ra khỏi khu trọ nhưng vẫn có thể đi lại, ra vào trong khu trọ, khoảng 3 – 6 tháng, bạn nên thay khóa một lần.

2.4.2. Hợp đồng thuê nhà rõ ràng

Để quản lý phòng trọ hiệu quả và đảm bảo quyền lợi của đôi bên, bạn nên xây dựng bản hợp đồng thuê nhà chặt chẽ và rõ ràng, tránh phát sinh khi bàn giao nhà. Một số thông tin không thể thiếu trong hợp đồng như: Tiền thuê nhà, số lượng người ở, thời hạn thu tiền hàng tháng, thời gian cho thuê, cơ sở vật chất đi kèm cần ghi rõ số lượng và tình trạng…

Để tránh trường hợp hủy hợp đồng trước thời hạn hoặc khách tự ý chuyển đi mà không báo trước, bạn nên thu của khách thuê trọ một khoản tiền đặt cọc. Tùy theo cơ sở vật chất mà giá đặt cọc có thể khác nhau, khoảng ⅓, ½ tiền trọ một tháng hoặc đặt cọc một tháng tiền nhà.

2.4.3. Lắp đặt camera

Bạn không thể quản lý được tất cả những người khách của người thuê nhà và các đối tượng ra vào, vì vậy để tránh mất an ninh, an toàn và trộm cắp thì bạn nên lắp đặt camera theo dõi ở cổng nhà trọ và nơi để xe. Nếu là dãy trọ nhiều phòng thì bạn nên lắp cả camera ở hành lang khu trọ.

Nhờ vậy, bạn dễ dàng theo dõi, quản lý phòng trọ từ xa qua tivi, điện thoại. Nếu xảy ra tình trạng trộm cắp hay có người làm sai quy định, bạn có thể xử lý được người vi phạm dễ dàng.

Trên đây là một số cách quản lý phòng trọ hiệu quả nhất dành cho các chủ trọ. Việc quản lý đối tượng cho thuê trọ và phòng trọ sẽ giúp bạn đảm bảo doanh thu ổn định, hạn chế những tệ nạn, phát sinh xảy ra và giúp khách thuê trọ cảm thấy thoải mái, an toàn hơn. Để đảm bảo an toàn, bạn có thể thuê thêm bảo vệ nhà trọ nếu là dãy trọ lớn, cũng như nên tính toán chi phí phòng trọ hợp lý để đưa ra giá thuê phù hợp nhất.